El CRM es una herramienta esencial para las empresas, especialmente para los equipos comerciales y de ventas, pero también como fuente de datos para la toma de decisiones estratégicas. Sin embargo, a menudo no es nada fácil escoger el más adecuado para nuestra empresa, ya que el mercado ofrece una gama amplísima de soluciones con infinitas casi funcionalidades.
De entrada, lo más importante es conocer y dimensionar adecuadamente nuestras necesidades tanto actuales como a medio y largo plazo. A partir de aquí, te explicamos las claves no solo para escoger el CRM más adecuado, sino para que además su implementación sea un éxito:
Es importante entender qué problema o necesidad estás tratando de resolver. ¿Por qué queremos y para qué utilizaremos el CRM? Si tienes más de un objetivo, priorízalos según su importancia para el negocio.
Una vez tengas claros los objetivos, será mucho más fácil definir qué necesitas exactamente a nivel técnico. Lo primero que debes valorar es la compatibilidad del CRM con tu infraestructura actual. Después, establecer las funcionalidades esenciales y las deseables, es decir, aquellas que necesitarás sí o sí en el día a día o previsiblemente en un futuro, y las que supondrían una mejora pero que no son imprescindibles. Lo más recomendable es un CRM escalable, que te permita crecer de forma flexible. También debes tener en cuenta factores como la movilidad —si tu equipo se desplaza con frecuencia y tiene que acceder a los datos— o la personalización —cada empresa tiene sus propios procesos, y el CRM debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a ellos y a su posible evolución.
Un CRM es una inversión significativa para muchas empresas. Sin embargo, no es una buena idea escoger el software simplemente por precio. Se trata de una herramienta de la que dependerán muchas acciones de marketing y ventas, así como sus resultados. Plantéalo como una inversión de mejora, no como un gasto sin más. Por otra parte, definir los objetivos y necesidades con precisión (puntos 1 y 2) te permitirá ajustar mejor las funcionalidades que necesitas y, por lo tanto, el presupuesto.
Como con cualquier nuevo software, será necesario un período de adaptación y de pruebas. Es posible que se tengan que resolver errores del sistema, realizar actualizaciones o definir cómo se utilizará el propio software. Si no tienes una persona o equipo especializados, te recomendamos contar con un consultor externo para que agilice y optimice la implementación técnica, e incluso que haga una formación al personal.
Es bastante habitual que en las empresas haya personas más reticentes al cambio que otras, o con más o menos capacidad de adaptarse a las novedades tecnológicas. Y por supuesto, el éxito de una nueva tecnología, entendido como su uso eficiente para conseguir resultados, depende de las personas que la utilizan. Implica al personal en el proceso de implementación, e incluso en el de decisión si es posible, y realiza una formación con demo para que todos conozcan la herramienta y se sientan cómodos trabajando con ella.
Una de las claves de un buen CRM es su capacidad para compilar datos y generar informes que nos sean útiles para tomar decisiones. Estos informes deben ser personalizables, ya que cada empresa tiene unos objetivos diferentes, y las métricas y KPI tienen que estar alineadas con estos objetivos.
Estos puntos te ayudarán a escoger el CRM más adecuado para tu empresa. Pero, si tienes dudas o quieres asegurarte la mejor elección y proveedor, lo más recomendable es contar con un consultor de IT que ayude a definir el proyecto y en la toma de decisiones.
