El proceso de selección de un ERP tiene un defecto estructural: los protagonistas son los proveedores. Ellos diseñan las demostraciones, establecen los plazos y construyen el relato. Sin un criterio propio, la organización toma una decisión millonaria con la perspectiva de quien tiene interés en vender.
Por qué las demos no son criterio
Una demostración de ERP es una presentación comercial preparada para impresionar. Los proveedores muestran los escenarios en que su solución brilla y evitan los que plantearían dudas. El equipo que asiste a la demo queda impresionado con funcionalidades que raramente usará y no ve los flujos críticos de su negocio funcionando en condiciones reales.
El criterio de selección no puede construirse a partir de demos. Debe construirse a partir de los procesos reales de la organización, documentados antes de hablar con ningún proveedor.
"El criterio de evaluación debe existir antes de la primera demo, no construirse durante ella."
El coste real que nadie calcula bien
El presupuesto inicial de un ERP cubre las licencias y una estimación de implementación. El coste real incluye la migración de datos —siempre más compleja de lo previsto—, la personalización inevitable, la formación de usuarios, la caída de productividad durante la curva de aprendizaje, el coste de los procesos de negocio que habrá que redefinir y el mantenimiento a medio plazo.
En proyectos ERP medianos, la diferencia entre el presupuesto inicial y el coste real al cabo de tres años suele superar el 60%. Esta desviación raramente sorprende a los proveedores. Sí sorprende al cliente.
Cómo construir un proceso de selección propio
El primer paso es documentar los procesos que el ERP debe soportar, con sus excepciones y particularidades. No los procesos ideales: los reales. Este documento es el pliego funcional y debe existir antes de contactar con ningún proveedor.
El segundo paso es definir los criterios de evaluación: qué es imprescindible, qué es deseable y qué es prescindible. Con pesos explícitos. El tercer paso es evaluar a todos los proveedores con el mismo guión, no con las demos que cada uno quiera mostrar.
"Evalúe a los proveedores con su guión, no con el de ellos."
El papel de la referencia independiente
Las referencias que proporciona el proveedor son clientes satisfechos seleccionados por el proveedor. Son útiles para confirmar que el sistema funciona, pero no para calibrar los riesgos reales del proyecto. Las referencias independientes —clientes que han pasado por implantaciones similares sin relación con el proveedor— son mucho más reveladoras.
Preguntar a alguien que ha vivido el proceso qué fue diferente respecto a lo que les prometieron, qué coste tenía inicialmente el proyecto y cuánto costó realmente, es la información más valiosa que puede obtenerse antes de firmar.
Seleccionar un ERP con criterio propio requiere trabajo previo: documentar procesos, construir criterios de evaluación y diseñar un proceso de selección que no esté dirigido por el proveedor. Es un esfuerzo que se amortiza muchas veces en el coste final del proyecto y en la calidad de la decisión.
